Die GoBD-Galgenfrist ist abgelaufen – drohen ab sofort finanzielle Konsequenzen?

Autor: Marion Jörg

Die Verordnungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), ergänzt um Regelungen aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2010, gelten uneingeschränkt seit 1. Januar 2017. Das heißt konkret: Jeder, der elektronische Systeme in irgendeiner Form betrieblich nutzt, die entsprechende Daten liefern, die unter anderem für die Finanzbuchhaltung relevant sind, ist davon betroffen.

Jetzt hat sich die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne einer Übergangsregelung offen gelassen hatte, geschlossen. Wenn man den jüngsten Meldungen aus der Presse Glauben schenken darf, so prognostizieren Wirtschaftsprüfer empfindliche Strafen bei Verstößen gegen diese Bestimmungen. Was ist neu? Die Schonfrist bezieht sich beispielsweise auf den Einsatz von Kassensystemen, die den Anforderungen der GoBD nicht oder nur teilweise genügt haben.

Prinzipiell gelten die GoBD für die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden. So sind Unternehmen dazu verpflichtet, der Finanzbehörde die Daten ihrer Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie die entsprechenden Stammdaten und Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form zur Prüfung zur Verfügung zu stellen.

Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem Gesetz drei gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung

  • Unmittelbarer Datenzugriff (Z1): Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungs-System in Form eines Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten zu nehmen. Des Weiteren nutzt sie die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde auf das Datenverarbeitungs-System des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im Datenverarbeitungs-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).
  • Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungs-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.
  • Datenträgerüberlassung (Z3): Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungs-daten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungs-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Eine standardisierte GoBD-Lösung muss her!

Neben der Festlegung der betroffenen Systeme und Daten stellt sich die Frage, wie die systemtechnische Umsetzung dieser neuen Anforderung realisiert werden kann. Konkret geht es hierbei um die Implementierung folgender Anforderungen:

  • Einrichten eines Lesezugriffs auf steuerrechtlich relevante Daten
  • Sachliche und zeitliche Abgrenzung des Datenzugriffs
  • Erstellung von Datenextrakten für Datenträgerüberlassung
  • Protokollierung der Datenzugriffe des Prüfers
  • Archivierung steuerlich relevanter Daten

Müssen Sie mit finanziellen Konsequenzen rechnen?

Die Überprüfung der GoBD obliegt dem verantwortlichen Finanzamt und deren Prüfern. Im Steuerrecht gilt grundsätzlich die Annahme, dass die Buchführung korrekt ist. Voraussetzung für eine Bestrafung im Falle der Nichteinhaltung ist daher ein nachweisbarer Fehler oder grobe Unregelmäßigkeiten in der Buchführung. Sollten derartige Unregelmäßigkeiten tatsächlich festgestellt werden, wird das Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen.

Handelt es sich nun beim Thema GoBD zum besagten Stichtag um Panikmache oder berechtigte Sorge?

Wie so oft liegt die Wahrheit vermutlich in der Mitte. Auf der einen Seite bezieht sich die Schonfrist des Bundesministeriums der Finanzen auf den Einsatz von alten elektronischen Kassensystemen und damit auf einen sehr kleinen Bereich der GoBD-Verordnung. Auf der anderen Seite steht die Wichtigkeit der GoBD für Unternehmen komplett außer Frage. Vielen Unternehmen fehlt seit Jahren eine angemessene Priorisierung und sie haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in ihre organisatorischen Prozesse eingreift. Sich also erneut und mit Nachdruck diesem Thema zu widmen scheint durchaus angebracht.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen

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