Process Mining – Erkennen und Verstehen bedeutet Verbessern

Industrie 4.0, Business Intelligence, Big Data, Data Mining und nun auch Process Mining – Begriffe, die Tag für Tag unsere Arbeitswelt tangieren. Doch was verbirgt sich dahinter? Was sind die Auswirkungen der neuen Technologien? Und das Wichtigste: was ist der Nutzen für die Unternehmen?

Digitale Datenflut in der Industrie 4.0

Die Digitalisierung in Unternehmen gleicht einer immer schneller werdenden Spirale, denn nahezu alle Prozesse in der Geschäftswelt sind inzwischen in elektronischer Form abgebildet. Durch den rasanten Fortschritt der technologischen Innovation, werden zahlreiche Problemlösungsansätze geschaffen und facettenreiche Perspektiven eröffnet. Mit diesem Wandel in eine durchgängige digitale Welt werden Unmengen von Daten und digitalen Fußspuren erzeugt, die nützliche Informationen beinhalten und für vielfältige Analysen herangezogen werden können. Doch wie lassen sich aus der Fülle von einzelnen, scheinbar zusammenhangslosen Daten, gezielt die geeigneten Informationen herauslesen? Diese Thematik wird von mehreren Disziplinen mit unterschiedlichen Zielsetzungen aufgegriffen. Einige davon sind zwar bereits in der Praxis etabliert, beschränken sich jedoch ausschließlich auf die Auswertung von Daten einer konkreten Fragestellung.

Umdenken erforderlich: Ganzheitliche Betrachtung der Daten im Prozesskontext

Für Unternehmen ist es inzwischen nicht mehr ausreichend, lediglich die Daten in Bezug auf eine definierte Fragestellung zu untersuchen. Vielmehr will man die Zusammenhänge begreifen, die in den Unternehmensprozessen abgebildet werden. Diese dynamische Betrachtungsweise der Datenlandschaft erfordert ein Umdenken, denn hier stehen die Beziehungen aller Unternehmensbereiche im Vordergrund. Diesen Anspruch greift das Verfahren Process Mining auf, indem es die digitalen Spuren in den IT-Systemen untersucht und aus realen Ereignisdaten in allen möglichen Quellen, den sogenannten Eventlogs, ein konkretes Bild der Geschäftsprozesse rekonstruiert.

Process Mining, also „das Graben“ nach den vorhandenen Prozessinformationen, erfolgt mithilfe von innovativen Software-Tools. Dabei werden die mehrdimensionalen Zusammenhänge mittels intelligenter Algorithmen verbunden und in verständlichen Auswertungen dargestellt. Genauer gesagt werden die relevanten Daten aus den gesamten Informationsquellen des Unternehmens extrahiert und in vereinfachter Form visualisiert.

Die Lösung: Process Mining als Basis für Geschäftsprozessoptimierung

Process Mining ist also eine Möglichkeit, die immer schneller und komplexer werdenden Prozesse zu untersuchen. Infolge der Analyse können mit den gewonnenen Ergebnissen, Maßnahmen zur Optimierung eingeleitet werden. Doch ist es wirklich so einfach anhand eines Ablaufdiagramms ein kostenreduzierendes und effizientes Optimierungskonzept zu erstellen? Die mittels Process Mining visualisierten Prozesse beruhen auf Ist-Daten, oftmals in Echtzeit, und liefern Aussagen über Schwachstellen, Probleme oder Nichteinhaltung der definierten Geschäftsabläufe. Ferner erfolgt die Ist-Aufnahme viel gründlicher als auf klassische Weise in Form von Interviews, was hinsichtlich der Projektzeit und -kosten ein unschlagbares Argument darstellt.

Bild 1: Analyse und Visualisierung des Order-to-Cash Prozesses mit Celonis Process Mining

Um daraus wirklich sinnvolle Verbesserungsvorschläge abzuleiten, ist jedoch ein tiefergehendes Hintergrundwissen notwendig. Diese Aufgabe übernimmt der Data Scientist, der neben der Fähigkeit große Datenmengen systematisch zu nutzen, auch über die Expertise hinsichtlich der Auswertungsmethoden verfügt. Darüber hinaus werden im Process Mining fundiertes Know-how und ein weitreichendes Verständnis der ganzen Prozesslandschaft, einschließlich der internen und externen Prozesse, die das Unternehmen betreffen, gefordert. Diesem Daten- und Prozess-Spezialisten fällt nun die Aufgabe zu, die aus dem Process Mining gewonnenen Erkenntnisse in verbesserte und kosteneffiziente Abläufe umzuwandeln.

Zur Ableitung von geeigneten Handlungsempfehlungen zur Prozessverbesserung können in Tools, wie beispielsweise dem Horus Business Modeler, die Soll-Prozesse auf Basis der gewonnenen Analyseergebnisse modelliert und simuliert werden.

Bild 2: Übersicht der Order Management Prozesse im Horus Business Modeler

Durch einen anschließenden projektbegleitenden Abgleich der mittels Process Mining identifizierten Ist-Prozesse mit den Soll-Prozessen können Auswirkungen der ausgearbeiteten Verbesserungsmaßnahmen kontinuierlich überprüft werden. Dabei können mögliche Schwachstellen schon während der Konzipierungsphase entdeckt und behoben werden. Diese prozessorientierte Vorgehensweise, der sinnvolle Einsatz der leistungsstarken Tools und die gezielte Fokussierung auf die relevanten Fragestellungen ist ein zunehmend wichtiger Teil für die effiziente Optimierung der Unternehmenslandschaft.

Autor: Sabine Rudolf
Bildquelle: © metamorworks / istockphoto.de

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